Qui êtes-vous ?
TOUL Martine
Secrétaire à la DAAC
Quel est votre rôle ?
Ma mission consiste à assurer le travail de secrétariat. Aussi, j’effectue des tâches courantes telles que l’enregistrement de courriers, la rédaction de documents administratifs, la gestion de l’agenda. Je participe également à l’organisation des opérations d’éducation artistique et culturelle. Par exemple j’invite les membres des différentes réunions de la DAAC (Temps des poètes, Histoire des arts, EDD, campagne de projets…), j’effectue des réservations de salle, je demande leur autorisation aux auteurs pour le Temps des poètes, rédige des conventions, des circulaires, prépare des diplômes de participation, distribue des documents, commande des collations, accueille lors des manifestations, renseigne les porteurs de projets…
La DAAC est un service où nous sommes deux personnels permanents et où nous travaillons en étroite relation avec le Recteur et son cabinet. Afin d’organiser l’éducation artistique et culturelle dans les meilleures conditions, nous sommes aidés de conseillers sectoriels et pédagogiques par domaine (arts visuels, musique, théâtre, …) et par niveaux (1er et 2nd degré). L’organisation de l’Education Artistique et Culturelle est un travail d’équipe qui fait intervenir la plupart des services du rectorat (sinon tous indirectement). Pour ne citer que les principaux : La Divisac gère notre budget, la DBM valide nos lettres de mission et paie nos factures, nous consultons les inspecteurs pour obtenir des avis pédagogiques, la DPET gère nos outils informatiques, la DRH pour les questions de personnels (information, organisation, formation, …), la DAG pour le fonctionnement du service (matériel, courrier, …), la DCCL vérifie nos documents formels (conventions, règlements, …). La réussite de notre travail est également liée à l’étroite collaboration que nous entretenons avec nos nombreux partenaires extérieurs (DAC, Conseil général, Conseil régional, CRDP, OCCE, L’Artchipel,…) pour des conseils, des participations financières ou techniques…
Forum pédagogique EDD: Martine TOUL explique le fonctionnement de la campagne de projets artistiques et culturels
Une partie très importante de mon travail porte sur la campagne de projets d’éducation artistique et culturelle. J’ai créé un didacticiel permettant aux usagers de mieux comprendre cette campagne, et j’ai créé de nouveaux dossiers de projets numériques plus simples d’utilisation que les précédents et nous permettant de mieux préparer les commissions, …
De plus, je rédige avec le DAAC la lettre mensuelle Infos-culture, accompagnée du calendrier numérique, elle renseigne sur l’actualité culturelle de l’académie (sorties pédagogiques, expositions, opérations académiques, concours, …) Je l’envoie à tous les établissements, inspecteurs, partenaires concernés, conseillers, référents culture et à toutes les personnes qui le demandent. Cette lettre est plutôt courte, elle peut être imprimée, affichée, diffusée facilement mais ce document PDF peut surtout être transféré aisément par mail à tous ceux qui sont intéressés. L’intérêt particulier de cette lettre réside dans le fait que chaque article contient un lien vers une page internet du site académique ou autre et offre ainsi aux lecteurs les informations complémentaires à portée de main (thèmes, dates, descriptifs, circulaires, fiches d’inscription, modalités, palmarès …).
Que retiendrez-vous de l’année 2011-2012 ?
Sur le plan administratif je retiens l’évolution notable de la campagne de projets. L’an dernier, j’ai reçu de nombreux dossiers de projet incomplets ou mal remplis. J’ai également passé beaucoup de temps à faire de l’assistance téléphonique pour aider les porteurs de projets mal à l'aise avec la version des dossiers qui existait alors. Cette année, les difficultés des porteurs de projets (tout au moins au début de la campagne) étaient surtout liées à des erreurs informatiques. Les différents appels des porteurs de projets nous ont permis de les corriger et d’aboutir à des fichiers améliorés. Le remplissage des dossiers est désormais contrôlé, ils sont donc reçus plus complets et très lisibles et nous permettent d’éviter ainsi les erreurs de recopie. De plus, grâce à ces nouveaux dossiers, nous sommes parvenus à faire à l’avance le planning des commissions par circonscription, par domaine.
Sur le plan personnel, j’ai encore plus de beaux souvenirs que l’an dernier... Le meilleur est peut être la prestation de Kristelle HUGUES au Prix Félix Eboué. Cette élève a donné du sens à tout le travail de préparation qui nous a été attribué (planification, enregistrement des inscriptions, invitations, trophée, …). Elle a porté haut le drapeau de cette première édition du concours. Sa façon d’exprimer l’influence de la condition de nos ancêtres sur notre vie de fils d’esclaves « dissidents » m’a plus qu’émue. Je retiens aussi la première soirée Prestige des Rencontres académiques, où j’ai vu le résultat de projets d’envergure menés dans les écoles et établissements. Plutôt que d’être face à des procédures d’organisation et de financement, j’ai vu le potentiel des élèves et le résultat de tout le travail fourni par eux-mêmes, les équipes pédagogiques et les intervenants dans les ateliers, classes à PAC et CHAD.
Prix Félix Eboué: Mme Fléming, Référent culture LPO des Îles du nord, en compagnie de Mlle Toul qui a filmé les discours des candidats
Quels sont les projets phares pour l'année 2012-2013 ?
La campagne de projets 2013-2014 est un des projets phares de l'année prochaine. L’outil Microsoft Excel, courant, et facile à prendre en main même pour un débutant sera conservé. Nous chercherons à optimiser les dossiers de projets numériques et ferons en sorte que l’outil soit encore plus intuitif. Aussi privilégierons-nous les listes déroulantes de choix et diverses cases à cocher. Par ailleurs nous avons proposé une formation intitulée « Aide aux porteurs de projet » au Plan Académique de Formation (Page 87 Dispositif 12A0320279). Elle consistera à informer des représentants des écoles et établissements sur les modalités de la campagne de projets. Forts des enseignements qui leurs seront donnés, ils pourront les transmettre à leurs collègues.
La campagne de projet débutera, comme chaque année au mois d’octobre et durera cinq mois. Toutes les équipes pédagogiques sont invitées dès à présent à réfléchir sur des actions qui pourraient permettre ou continuer d'améliorer la vie dans les écoles et établissements tout en apportant aux élèves des connaissances complémentaires à celles du socle commun. Afin de mettre tous les atouts de leur côté les dossiers de projets devront être clairs, complets, avoir un intérêt pédagogique, concerner l’art, la culture, ou l’éducation au développement durable. Ils devront parvenir à la DAAC, aux inspecteurs et aux partenaires au plus tard à la date limite qui sera communiquée ultérieurement. La version papier déposée à la DAAC devra impérativement comporter l’avis du conseil d’école ou du conseil d’administration ainsi que l’avis de l’inspecteur concerné.
D’autre-part les projets validés pour l’année 2012-2013 sont certainement en cours de préparation. Les coordonnateurs devront suivre la procédure OCCE avant toute intervention d’artiste ou de professionnel de la culture.